Может ли работодатель выдать заём сотруднику
Работодатель вправе выдать работнику деньги в долг под проценты или без них. Сумму, срок и порядок погашения стороны согласуют в отдельном договоре займа. Наличие трудового договора само по себе не даёт права на заём. Порядок обращения может быть предусмотрен коллективным договором или внутренним положением.
Перед обращением выясните у кадровой службы или бухгалтерии:
- предоставляются ли займы сотрудникам и кто вправе согласовать выдачу;
- есть ли ограничения по стажу, целям, размеру и сроку займа;
- каким способом перечисляют деньги и где получить график платежей;
- как бухгалтерия рассчитывает НДФЛ и выдаёт расчёт по остатку задолженности.
Если вам предлагают аванс, уточните, когда его учтут при выплате заработной платы. Аванс в счёт зарплаты, заём работодателя и микрозайм в МФО оформляются по-разному.
| Вариант | Что оформляют | Что проверить |
|---|---|---|
| Часть зарплаты за первую половину месяца | Выплата по трудовым отношениям | Дату выплаты и сумму, которую получите при окончательном расчёте за месяц |
| Заём от организации | Письменный договор займа | Ставку, график, налог и порядок платежей после увольнения |
| Микрозайм в МФО | Договор с микрофинансовой организацией | Полную стоимость, срок, подтверждение дохода и дату зачисления денег |
Как сотруднику подать заявление на заём
Узнайте, кому направить заявление, и предложите сумму, срок и способ возврата. Для целевого займа работодатель может попросить документы о назначении средств, например договор на обучение или покупку жилья.
Как оформить выдачу денежных средств:
- Заполните заявление. Укажите сумму, желаемую дату выдачи и предложите посильный график погашения.
- Передайте заявление ответственному сотруднику. Узнайте, нужны ли согласование руководителя и дополнительные документы.
- Ознакомьтесь с проектом договора. Проверьте процентную ставку, даты и сумму каждого платежа.
- Подпишите договор и сохраните экземпляр. После перечисления сверьте фактическую дату и сумму поступления.
Например, для беспроцентного займа 120 000 рублей на шесть равных платежей погашение основного долга составит 20 000 рублей в месяц. Попросите бухгалтерию отдельно показать возможный НДФЛ, чтобы оценить, сколько денег останется на текущие расходы.
Что указать в договоре займа с работником
Если займодавец — юридическое лицо, договор заключают письменно независимо от суммы. В нём фиксируют условия выдачи и погашения, а для беспроцентного займа прямо указывают, что проценты за пользование средствами не начисляются. Проверьте полномочия подписанта.
Проверьте, что в договоре указаны:
- реквизиты сторон, размер займа, срок и способ передачи средств, включая выдачу отдельными траншами;
- процентная ставка и порядок начисления процентов либо условие о беспроцентном пользовании;
- график платежей, реквизиты для безналичного перевода или порядок внесения наличных в кассу;
- условия досрочного и частичного погашения, ответственность за нарушение срока и порядок расчёта при увольнении.
Сохраните банковскую выписку или кассовый документ о получении денег. Если нужно изменить срок или размер платежа, оформите дополнительное соглашение с новой датой и обновлённым графиком. При передаче денег вне отношений с работодателем пригодится порядок оформления займа между физлицами.
Когда с займа работнику возникает НДФЛ
При беспроцентном займе от работодателя или ставке ниже порога по статье 212 НК РФ может возникнуть материальная выгода от экономии на процентах. Она определяется по условиям договора, ключевой ставке, применимым датам и остатку основного долга. Саму выданную сумму займа в этот расчёт как доход не включают.
ФНС разъясняет, что материальную выгоду определяют ежемесячно на последний день месяца пользования. Для налогового резидента такая выгода обычно облагается НДФЛ по ставке 35%. Если налоговая база за месяц составила 1 000 рублей, НДФЛ при этой ставке равен 350 рублям.
При расчёте попросите показать отдельно сумму долга, дни пользования, начисленные проценты по договору и налоговую базу. Если заём связан с приобретением или строительством жилья, проверьте дату договора и документы на имущественный вычет. Освобождение зависит от условий, предусмотренных законодательством.
Как погашать заём и проверить расчёт зарплаты
Погашайте заём способом, который указан в договоре. Это может быть перевод на расчётный счёт организации или взнос в кассу. Одностороннее удержание из заработной платы в счёт обычного долга по договору займа требует отдельного законного основания. Если обсуждаете перечисление по вашему заявлению, согласуйте с бухгалтерией порядок и способ подтверждения каждого платежа.
При погашении займа смотрите три отдельные суммы:
- платёж по основному долгу и новый остаток после перечисления;
- проценты за пользование займом, если они начисляются по договору;
- налог с материальной выгоды, если он возник, и выплату, из которой его удержали.
При возврате через кассу возьмите документ об оплате, при переводе укажите номер договора. Если погашаете заём досрочно, запросите расчёт на нужную дату. После закрытия попросите письменное подтверждение, что основной долг и проценты полностью уплачены.
Как бухгалтерии учесть выдачу и возврат
В бухгалтерском учёте выдачу, начисленные проценты и возврат отражают отдельными операциями. В типовом плане счетов для расчётов по предоставленным работникам займам предусмотрен субсчёт 73-1. Рабочий план счетов и аналитику сверяют с учётной политикой организации.
| Операция | Дебет | Кредит | Основание |
|---|---|---|---|
| Выдан заём с расчётного счёта | 73-1 | 51 | Договор и банковская выписка о перечислении |
| Работник вернул деньги на счёт | 51 | 73-1 | Выписка с назначением платежа |
В системе учёта займов, например в «1С:ERP», сначала зарегистрируйте договор, затем факт выдачи или каждый транш и фактическое погашение. При изменении ставки, срока или графика сохраните дополнительное соглашение и внесите изменения с нужной даты. До закрытия месяца сверьте остаток долга, проценты, материальную выгоду и НДФЛ с расчётным листком и данными налогового учёта.
Если система рассчитывает выплаты автоматически, проверьте настройку по каждому договору. Ошибку в расчёте часто можно обнаружить, сравнив дату получения средств и дату, с которой программа считает дни пользования. Для отчётности проверьте, какие суммы удержаны фактически и какие сведения нужно передать в налоговый орган.
Что делать с остатком займа при увольнении
Увольнение само по себе не прекращает обязательства по договору займа. До окончательного расчёта проверьте, предусмотрен ли особый срок возврата при прекращении трудового договора. Если такого условия нет, продолжайте погашать долг по согласованному графику.
До последнего рабочего дня запросите:
- остаток основного долга и процентов на дату расчёта;
- письменное подтверждение дальнейших сроков и реквизитов для перечисления;
- сведения об удержанном НДФЛ и о сумме, которую налоговый агент не смог удержать, если такая ситуация возникла.
Если весь остаток предлагают зачесть из выплат при увольнении, попросите указать правовое основание и показать отдельный расчёт. Сохраните договор и контакты бухгалтерии. Если налоговый агент сообщил ФНС о невозможности удержать налог, проверяйте налоговое уведомление.
Какие условия МФО проверить работающему заёмщику
Если вы рассматриваете микрозайм в МФО, сравните требования к стажу, подтверждению дохода и сроку возврата. Например, в FAQ «Центрофинанс» для описанного предложения указан стаж от трёх месяцев на последнем месте работы. Если вы недавно сменили работу, сверьте дату трудоустройства с требованием выбранного продукта.
В FAQ VIVA Деньги указано, что постоянный доход может быть официальным или неофициальным, а его подтверждение обсуждается при заполнении анкеты. Проверяйте требования на момент обращения. Уточните период, за который МФО просит сведения о доходах.
«СрочноДеньги» в инструкции по онлайн-оформлению указывает паспорт и мобильный телефон для анкеты. Перечень документов и требования к заёмщику проверяйте отдельно. Сопоставьте дату платежа с днём зарплаты. Порядок подачи описан на странице онлайн-заявки на заём.
